Dimmi che riunione fai e ti dirò chi sei. Questa frase, mia umile rimodulazione di un detto ben noto, strappa un sorriso, ma contiene un nocciolo di seria verità che riscontro ogni volta che vado in qualche riunione di direttivo di una società o partecipo a colloqui di assunzione per qualche manager per leggere la comunicazione non verbale. Ho notato nel corso delle diverse riunioni manager che usano stili comunicativi diversi e che danno un giudizio all’utilità delle riunioni stesse molto diverse.
Se infatti da una parte ci sono infinite tipologie di riunioni e motivi per cui vengono convocate, non meno sono gli “stili di conduzione” delle stesse da parte dell’imprenditore o dal responsabile di turno. Anzi, ciascun leader plasma con la sua modalità comunicativa uno stile personale di riunioni. Basti pensare a personaggi noti come Donald Trump, le cui riunioni durante la campagna elettorale si dice che fossero urlate e aggressive come lo è stata la sua stessa campagna. Oppure alle riunioni di persone di tutt’altro profilo come l’ex presidente Barack Obama, guidate da esperti di neuroscienze e analisi dei famosi big data condotte in modo molto più analitico e meno “di pancia”.
Quello che voglio fare tuttavia non è tanto parlare dei diversi stili di conduzione delle riunioni, quanto provare a sottolineare alcuni elementi che caratterizzano le riunioni efficaci.
Come premessa io appartengo a coloro che reputano le riunioni utili e non ritengo efficaci altre “filosofie” come quella che sostiene che in fondo “basta un giro di e-mail” e si decide. Spesso purtroppo è necessario confrontarsi a voce, meglio ancora di persona seduti attorno al tavolo, per poter far emergere tutti i pensieri, e i retro-pensieri se c’è anche un esperto di Cnv in riunione, prima di prendere una certa decisione.
Detto questo, alcune caratteristiche per rendere una riunione efficace: per prima cosa queste devono essere preventivate e quindi messe in agenda con anticipo in modo tale che tutti possano prepararsi al meglio. Il secondo aspetto è collegato al primo e riguarda come uno si deve preparare. Spesso chi partecipa a una riunione pensa al suo piccolo slot di intervento e finisce per non contribuire alla costruzione di un quadro generale che sia chiaro, ma soltanto a una somma di elementi slegati e quindi inutili. Terzo suggerimento pratico è quello di evitare gli sprechi, sia di tempo che di risorse. Il team leader quindi dovrà scegliere attentamente chi convocare e perché, evitando riunioni mega galattiche che per loro stessa costituzione non fanno prendere riunioni snelle ed efficaci.
Una quarta dritta riguarda la lunghezza. Le riunioni devono avere una durata prestabilita da chi la convoca e bisogna allenarsi a rispettare i tempi che ci si è dati per evitare giri di parole inutili. Le prime volte che ho invitato un’azienda a questo tipo di innovazione si è scatenata una ribellione multilaterale. Solo dopo è emersa la verità: avere tempi contingentati costringe a prepararsi in maniera puntuale e a focalizzarsi bene sugli obiettivi. Infine, il suggerimento apparentemente più banale e allo stesso tempo più importante: allenarsi ad ascoltare.
Quando si comunica lo si fa con tutto il corpo oltre che con le parole e chi guida una riunione deve conoscere quelle basi della comunicazione per favorire gli interventi di chi è recalcitrante a dire la sua, a sciogliere quei nodi e quei contrasti non detti ma assolutamente reali. Ritengo infatti che come un buon allenatore può essere determinante in una partita, così se a guidare una riunione c’è una persona preparata questa risulterà notevolmente più efficace. Buona riunione a tutti!
