Chi punta a essere un bravo time manager sa bene quanto sia fondamentale sviluppare la capacità di prendere importanti decisioni. Esistono diversi modelli che offrono criteri con cui approcciarsi alla decisione, uno di questi è il cosiddetto modello a 4 criteri di cui parla David Allen nel libro “Detto, fatto!” di Sperling & Kupfer.
Questi criteri sono, nell’ordine: il contesto, il tempo a vostra disposizione, l’energia residua e le priorità. I primi tre descrivono i limiti entro cui costantemente ci si muove, il quarto riguarda i valori gerarchici da segnare alle nostre azioni.
1) Contesto. Per comprendere se lo specifico lavoro o la decisione che è necessario prendere sono da affrontare in quel preciso momento, Allen suggerisce di osservare innanzitutto il contesto. Ci sono compiti che possono essere evidentemente svolti ovunque, come prendere nota di un’idea strategica che è sovvenuta alla mente. Basta avere un foglio di carta e una penna oppure appuntarselo sulle note del cellulare. Altri compiti invece devono essere svolti per forza in un certo luogo, come in ufficio o a casa. Altri necessitano di strumenti particolari che non sempre sono disponibili. Mi ricordo ad esempio quando concessi a una persona del mio team di lavorare in smart working e scoprimmo solo dopo che il pc che aveva a casa non supportava software complessi di editing che invece aveva a disposizione nel suo computer fisso in ufficio. Ci dovemmo attrezzare per comprare un pc portatile abbastanza potente da permettergli di usare gli stessi programmi per poter essere produttivo al 100% anche da casa.
2) Tempo a vostra disposizione. Bisogna porsi la domanda: tra quanto tempo è previsto l’impegno successivo? Avere una riunione entro 5 minuti impedirà ovviamente di poter prendere numerose decisioni con la giusta serenità, viceversa se si riesce a incastrare la decisione in quel lasso di tempo, conviene sfruttare il momento e ottimizzare il proprio tempo. Ho in mente diversi casi in cui, pianificando progetti di change management o dovendo prendere decisioni su negoziazioni importanti, mi sono trovato a interloquire con CEO di multinazionali che con sguardo serio dicevano “Professore ho 3 minuti.” Da bravi time manager indicavano esattamente quanto tempo avevano per prendere quella decisione prima di passare all’azione.
3) Energia residua. La domanda da porsi è: quanta energia ho ancora? Ci sono attività che richiedono un grande sforzo cognitivo, altre che possono essere svolte anche a fine giornata. Lo sforzo cognitivo legato a ogni attività potrebbe sembrare oggettivo, mentre è quasi totalmente soggettivo. Lo riscopro ogni volta che affianchiamo persone nell’organizzazione del proprio tempo.
Ci sono manager che giudicano pesantissime le riunioni poiché devono prepararsi, studiare una strategia e il confrontarsi con i propri partner o collaboratori richiede loro un enorme sforzo cognitivo; di conseguenza, preferiscono mettere al mattino queste riunioni. Altri ancora, pur ritenendo impegnative le riunioni, preferiscono al contrario inserirle a fine giornata in modo da poter svolgere prima tutte quelle piccole incombenze che altrimenti li distrarrebbero, offuscando la capacità di prendere la decisione corretta durante la riunione.
4) Priorità. Avendo considerato il contesto, il tempo e l’energia disponibile, occorre chiedersi: qual è l’azione più fruttuosa? Immaginiamo che abbiate ancora un’ora di tempo da trascorrere in ufficio, avete ancora sufficiente energia ma dovete scegliere se richiamare un cliente oppure studiare un importante documento. Quale conviene scegliere? Su questo punto divergo profondamente dall’idea di David Allen, il quale sostiene che in situazioni come queste occorra fidarsi dell’istinto. In realtà, grazie alle neuroscienze, abbiamo scoperto come i bias influenzino le nostre decisioni. Ai manager con cui lavoriamo suggeriamo infatti di stilare una lista di priorità all’inizio della giornata. Così facendo, quando arrivano a fine giornata stanchi, non si auto-inganneranno scegliendo l’opzione più facile o quella che piace di più, bensì avranno una propria lista scritta in un momento di serietà e in modo razionale che indicherà loro in maniera incontrovertibile quale sia la reale priorità. Invitiamo dunque a fare uno sforzo di onestà intellettuale, di modo che il nostro manager, nell’ultima ora del venerdì pomeriggio, pur riconoscendo che gli piacerebbe di più sistemare la propria agenda e avere un feedback da un proprio collaboratore, è invitato a riconoscere quanto ha scritto nero su bianco sulla propria lista, ovvero che è il momento di sentire con calma un cliente che ha posto alcune obiezioni a un progetto. Senza ovviamente dimenticare di tener conto degli altri tre criteri sovraesposti.
Un bravo time manager quindi utilizza questi criteri per decifrare in ogni situazione la rotta che deve intraprendere. Come dice infatti Edward Gibbon, “i venti e le onde sono sempre dalla parte dei naviganti più esperti”.