Saper gestire il tempo è fondamentale, e lo è ancor di più in un mondo del lavoro che corre veloce. Infatti, pianificare al meglio le proprie azioni e strategie permette di risparmiare tempo fino a dieci volte di più quando si passa all’aspetto esecutivo. È difficile trovare un altro campo in cui il ritorno sia di ben dieci volte superiore all’investimento, e per questo voglio approfondire ulteriormente questo tema.
Lo strumento che invito a utilizzare è da tutti conosciuto come la “Matrice di Eisenhower”. In sostanza si crea una matrice con quattro quadranti, che raccolgono tutte le diverse possibilità. In alto a sinistra si inseriscono le attività sia urgenti che importanti, quelle cioè che occorre fare al più presto, perché sono strategiche e che causerebbero un danno se non venissero svolte in tempi rapidi.
Nel quadrante in alto a destra invece si evidenziano le attività importanti ma non urgenti. La mia esperienza da consulente mi ha permesso di riscontrare che questo quadrante è quello che più spesso viene trascurato. In questa sezione infatti ci sono le attività che apporterebbero un vantaggio importante, ma che vengono accantonate a favore del terzo quadrante, quello in basso a sinistra, che identifica le attività urgenti ma non importanti.
Spesso infatti ci si lascia prendere dall’attività frenetica senza valutare le conseguenze delle nostre azioni. Le azioni di questo terzo quadrante sono infatti quelle che devono essere delegate, per concentrare energia e tempo alle attività importanti ma non urgenti. Qualche tempo fa, in un one to one con un imprenditore, è emerso che l’attività più importante che il mio cliente stava tralasciando era la formazione del suo unico figlio, per prepararlo al passaggio generazionale. Visto che il figlio lavora con lui in azienda, infatti, aveva sempre pensato che fosse lì “a disposizione”, e quindi non si era ancora messo a pensare seriamente come vivere al meglio quel delicato passaggio di consegne per un’azienda che dà da mangiare a oltre duecento famiglie. La cosa che più stupisce è che il figlio era in azienda da ormai tre anni, e che, a detta del padre, aveva tutte le skills per proseguire la sua attività.
Tornando alla nostra matrice, troviamo nel quarto e ultimo quadrante, quello in basso a destra, le attività non urgenti e importanti. Si tratta in sostanza di quelle attività da eliminare. Anche in questo caso mi permetto di arricchire la riflessione con un aneddoto vissuto in un’azienda recentemente. Sono stato chiamato d’urgenza da una multinazionale che ha visto diminuire il suo fatturato del 10% rispetto allo stesso mese dell’anno scorso. Il dirigente mi aveva chiamato disperato, dicendomi di essere già sommerso di lavoro e che ora doveva affrontare quest’altro problema enorme, che non gli avrebbe permesso di dormire neanche le sue già limitate cinque ore a notte.
Ci siamo così chiusi in una stanza a lavorare sulla matrice di Eisenhower, e ogni volta che scriveva su un foglio un’attività che alla fine si rivelava trascurabile in quel momento di crisi, glielo facevo accartocciare e lanciare in giro per la stanza. Dopo due ore è entrato un suo assistente, che, vedendo le decine di palline di carta in giro per l’ufficio ha esclamato stupito: “Cosa state facendo?”. E subito è arrivata la risposta di quel manager: “Ci concentriamo solo sull’essenziale”.
Darsi il tempo di individuare bene le azioni da intraprendere per dare una sterzata al calo del fatturato è stato sicuramente essenziale anche in quella occasione. Come sostiene infatti Peter Drucker, “il tempo è la risorsa più scarsa per i manager; se non viene gestita bene non si riesce a gestire nessun’altra cosa”.