Le priorità dovrebbero essere il driver principale nel determinare le nostre scelte. Tuttavia, per conoscere le nostre priorità, occorre avere una chiara idea del nostro lavoro e ci sono almeno sei differenti angolazioni da cui possiamo definirlo. Le sei angolazioni sono le seguenti:
Livello 1, le azioni in corso. È la lista di tutte le azioni da svolgere: telefonate, mail, commissioni, questioni da discutere coi collaboratori. Se dovessimo fare un “fermo immagine” facendo scrivere a un manager le attività che deve svolgere sarebbero sicuramente più di un centinaio.
Livello 2, i progetti in corso. Ciò che genera tutte le azioni da svolgere, sono i progetti attuali. Questi sono i traguardi che dovete raggiungere: fissare incontro con possibili nuovi clienti, organizzare convention, fissare un appuntamento dal dentista, ecc.
Livello 3, gli ambiti di interessi e responsabilità. Iniziamo o accettiamo gran parte dei progetti per via delle nostre responsabilità e dei nostri interessi. Le aree relative a questi ultimi in particolare sono quelle in cui vogliamo raggiungere dei risultati. Gli interessi li abbiamo sia in campo professionale (come ad esempio nel mio caso, pubblicazione di libri, costruzione di importanti progetti consulenziali, sviluppo di metodologie in campo di Comunicazione strategica, ecc.), sia in campo personale. Ad esempio, per quanto riguarda salute, famiglia, spiritualità, ecc., non si tratta di compiti da portare a termine, quanto più di criteri per valutare le nostre esperienze, i nostri impegni e per mantenere equilibro e sostenibilità nella nostra vita. Tenere a mente quali sono i propri ambiti di interesse, permetterà di scegliere meglio la propria lista di progetti.
Livello 4, gli obiettivi. Corrisponde a ciò che vogliamo ottenere da qua a 1 o 3 anni nella nostra vita privata o professionale. Spesso per completare degli obiettivi occorre allargare i propri ambiti di responsabilità, i quali andranno a modificare a loro volta lo stile di vita. Ad esempio, un manager che desidera fare una carriera a livello internazionale dovrà organizzarsi per studiare una o più lingue straniere e, di conseguenza, ritagliarsi del tempo nel weekend per studiare con un insegnante madre lingua.
Livello 5, la visione. Fare una previsione a 3 o 5 anni genera una riflessione che abbraccia ambiti più vasti: strategie organizzative, trend del momento, cambiamenti di carriera e decisioni importanti nell’ambito della sfera privata. Oltre a questi elementi è necessario considerare anche tutte le influenze dell’esterno, come il sopravvenire di nuove tecnologie, gli andamenti dei mercati, la globalizzazione, ecc. Avere una vision chiara permette di possedere un ulteriore criterio con cui mettere ordine ai livelli sottostanti.
Livello 6, finalità e principi. Questo è il piano più alto del palazzo. Occorre chiedersi: perché esiste la vostra azienda? Perché esistete voi? Che cosa vi interessa davvero? Lo scopo fondamentale di qualsiasi cosa ci fornisce la definizione essenziale di quale sia davvero la sua funzione.
In conclusione, considerare maggiormente la propria attività professionale e la propria vita come un palazzo a più piani, permette da una parte di avere una maggior capacità strategica e dall’altra di verificare di volta in volta a che livello decisionale vi sia un problema. Quanto più le azioni e i pensieri che compiamo sono congruenti su tutti i livelli, tanto più saremo soddisfatti.
Controllare il flusso di lavoro sotto tutti questi aspetti, permette di essere sia più produttivi che di sentirsi meglio. Io invito a utilizzare questo modello all’inizio dal basso verso l’alto, per capire in maniera empirica a cosa si sta dedicando la propria vita e successivamente dall’alto verso il basso, per riallineare via via la direzione di come vogliamo spendere la nostra vita. Non a caso, infatti, David Allen che ha teorizzato questo modello dice: “Non sia ha tempo di pensare minuto per minuto e giorno per giorno. Si deve già averlo fatto”.