In una sala con una lavagna ricoperta di post-it, un gruppo di persone si riunisce attorno a un tavolo per discutere un tema centrale per loro: la delega. A guidare la discussione è il coordinatore, che crea uno spazio di confronto e condivisione. Ogni partecipante porta con sé difficoltà incontrate, riflessioni e tentativi più o meno riusciti. Il dialogo non ha lo scopo di cercare risposte definitive, ma vuole favorire spunti e suggerimenti concreti per supportare il quotidiano uso della delega.
Il primo dubbio: delegare è tempo perso?
Il coordinatore inizia con una domanda diretta: “Quando pensate alla delega, quali difficoltà incontrate? Cosa vi viene in mente?”
Una manager con esperienza interviene: “Ogni volta che provo a delegare, mi sembra che il tempo speso a spiegare sia maggiore di quello che risparmierei facendo tutto da sola. Mi chiedo se sto sbagliando approccio o se è solo questione di pratica”.
Il coordinatore riflette: “È un pensiero comune. Ma se provassimo a spezzare il processo di delega in fasi? Magari puoi iniziare con compiti più semplici e aumentare gradualmente la complessità. Un altro suggerimento è utilizzare strumenti digitali per agevolare la comunicazione e ridurre il tempo necessario a spiegare. Qualcuno di voi ha avuto esperienze simili?”.
Un giovane responsabile interviene: “Anch’io pensavo lo stesso. Non ho visto subito i risultati che speravo, ma col tempo il mio team ha iniziato a prendere più iniziativa. Mi domando se sia solo questione di pazienza o se devo fare di più per far capire loro che mi fido”.
Suggerimento pratico – Per evitare che la delega sembri un processo che consuma tempo, prova a: delegare compiti semplici all’inizio, per poi aumentare la complessità col tempo; usare strumenti di gestione delle attività per facilitare la condivisione di informazioni e monitorare i progressi.
Il secondo dubbio: lasciare andare il controllo
Una responsabile marketing entra nella discussione: “Per me, la difficoltà principale è lasciare andare il controllo. Mi sento ansiosa al solo pensiero che le cose possano sfuggire di mano. Ho provato a dare più spazio, ma non è facile”.
Il coordinatore risponde: “Come potresti sentirti più sicura nel delegare? Forse potresti iniziare con deleghe controllate, stabilendo dei check-in periodici per monitorare i progressi. Qualcuno di voi ha trovato un metodo che aiuti a gestire questa sensazione di perdita di controllo?”.
Un imprenditore condivide la sua esperienza: “Uso strumenti di gestione dei progetti per avere una visione d’insieme senza dover intervenire in ogni dettaglio. Ma mi chiedo se sto solo evitando il problema reale: fidarmi completamente del mio team“.
Suggerimento pratico – Se provi ansia nel delegare, una strategia utile potrebbe essere: pianificare check-in regolari, in quanto punti di verifica intermedi ti permettono di rimanere aggiornata sui progressi senza dover intervenire continuamente; delegare progressivamente con compiti meno critici ti aiuterà a costruire fiducia in modo naturale, evitando stress eccessivo.
Il terzo dubbio: quanto spazio lasciare?
Un partecipante riprende la parola: “Quando ho iniziato a delegare in modo più aperto, il team si è sentito più responsabilizzato. Non tutto è stato perfetto, ma abbiamo imparato insieme. Tuttavia, mi chiedo: quanto spazio devo dare? È difficile trovare un equilibrio tra fiducia e controllo”.
Il coordinatore rilancia: “Il tuo punto è centrale. Trovare l’equilibrio tra lasciare troppo spazio o intervenire troppo presto è una sfida per chi guida. Un buon metodo potrebbe essere la ‘delega accompagnata’, dove si affianca il collaboratore nei momenti critici senza invadere”.
Suggerimento pratico – Per trovare il giusto equilibrio tra fiducia e controllo: prova la delega accompagnata, affianca il tuo team nei momenti chiave, adatta l’accompagnamento alla singola persona, per come è e per quello che sa. Questo permette di correggere la rotta quando necessario, senza limitare l’autonomia, riconoscendo l’originalità del singolo.
I tipi di delega: strumenti da sperimentare
Il coordinatore introduce i diversi tipi di delega come strumenti da sperimentare piuttosto che soluzioni rigide.
Delega direttiva: adatta quando il controllo è fondamentale. Ma attenzione a non limitare l’iniziativa del team. Potrebbe essere utile fare check-in intermedi per monitorare i progressi.
Delega autonoma: lascia spazio e fiducia. Difficoltà? Trovare il giusto equilibrio.
Delega accompagnata: seguire il team nei momenti critici senza essere invadenti.
Delega elementare: iniziare con compiti semplici per costruire gradualmente la fiducia.
Suggerimento pratico – Prova a sperimentare diversi tipi di delega in base alla persona e alla complessità al tempo: compiti complessi? Inizia con la delega accompagnata; attività di routine? Affida questi compiti tramite la delega elementare, lasciando più spazio per l’iniziativa.
Conclusione: piccoli passi per migliorare la delega
Alla fine della sessione, il coordinatore invita i partecipanti a riflettere: “Cosa portate a casa da questa discussione? Quali piccoli passi pensate di mettere in pratica da subito?”.
Una manager riflette sull’importanza di dare più fiducia gradualmente al suo team, un giovane leader pensa di iniziare con compiti più semplici e una responsabile marketing cerca di bilanciare meglio fiducia e controllo. Un imprenditore, infine, si interroga su come consolidare il rapporto di fiducia senza perdere di vista gli obiettivi aziendali.
Suggerimento pratico – Ecco alcuni consigli per migliorare il tuo approccio alla delega:
Inizia in piccolo – delega compiti semplici e aumenta gradualmente la complessità.
Fai check-in regolari – monitora i progressi senza dover intervenire troppo.
Usa strumenti di gestione – programmi come Trello o Asana possono aiutarti, ma sul mercato se ne possono trovare molti, questi strumenti possono aiutare a mantenere una condivisione di info e avere una continuità di sguardo.
Comunica chiaramente – chiarisci aspettative e obiettivi, fornendo feedback costruttivi.
Il laboratorio si conclude, ma il dialogo rimane aperto. Delegare è un processo di apprendimento continuo, fatto di piccoli passi, dubbi e scoperte, che evolve con il tempo. Cosa farai tu da domani per migliorare la tua delega?
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