Il mondo del lavoro corre a una velocità sempre più frenetica e tutti sono pressati da una carica di attività e di decisioni che difficilmente era immaginabile per i lavoratori di qualche decennio fa. Per fortuna, però, anche il time management, lo studio di come utilizzare il proprio tempo al meglio, ha fatto importanti passi in avanti offrendo soluzioni e criteri sempre più efficaci a chi lavora oggi. Vorrei a tal proposito parlare del cosiddetto modello tripartito per la definizione del lavoro quotidiano. Quando stiamo lavorando nel senso più ampio del termine siamo impegnati in un’attività che può essere inquadrata in una delle tre seguenti categorie: 1) lavoro predefinito; 2) lavoro circostanziale; 3) lavoro da definire.
Stiamo compiendo un cosiddetto “lavoro predefinito” quando siamo occupati in attività predeterminate. Questo significa che stiamo svolgendo un compito precedentemente individuato e sulla lista delle cose da fare. A questa categoria spesso vi fanno parte le riunioni, le call, gli assessment, ecc.
Il “lavoro circostanziale” riguarda le incombenze così imprevedibili e inaspettate a cui siamo costretti di volta in volta a decidere se prenderle in considerazione o meno. Ad esempio, un vostro collaboratore entra in ufficio per parlarvi di una grande idea che gli è venuta sul prodotto oppure uno dei mezzi che usate per il trasporto subisce un incidente. Ogni giorno sappiamo bene è pieno di sorprese e imprevisti, spesso siamo costretti a utilizzare del tempo e dell’energia per gestirli al meglio.
Con “lavoro da definire” si intende tutto ciò che non è stato ancora inquadrato e valutato e quindi non ancora messo in agenda. Nelle aule di formazione sono solito dire “tutto ciò che si trova in agenda esiste”, perché tutto ciò che viene identificato dal cervello acquista valore e può essere processato.
Per definire un lavoro occorre svuotare la propria casella di posta dalle nuove e-mail, ascoltare la segreteria telefonica, sistemare i propri documenti, finire di leggere i messaggi arrivati sul telefono e rispondere alle chiamate rimaste in sospeso. La cosa importante quando si sta definendo un lavoro è incasellarlo velocemente tenendo conto dei criteri presentati in un precedente articolo e quindi il contesto, il tempo a vostra disposizione, l’energia residua e infine le priorità.
A tal proposito David Allen, noto studioso del time management, suggerisce giustamente che se mentre state definendo un lavoro ne identificate uno che potete svolgere in meno di due minuti, conviene svolgerlo all’istante perché a questo punto il bilancio costo-opportunità di interrompersi per incasellarlo in agenda sarebbe negativo. Rientrano in questa categoria quelle attività a basso costo cognitivo come rispondere a un messaggio di un amico, mettere qualche firma di conferma su documenti poco importanti.
Tenere a mente questa tripartizione di lavoro permette di minimizzare il tempo che viene dedicato agli imprevisti e alla strutturazione del lavoro. Personalmente, ad esempio, trovo utile ritagliarmi un tempo predefinito per definire il lavoro e quindi costruire l’agenda, organizzando gli appuntamenti, le riunioni e gli spazi dedicati allo studio e alla lettura.