Immaginate di avere a disposizione soltanto due ore lavorative in tutta la settimana. Come le impieghereste? Quali attività sceglierebbe di svolgere un manager, sapendo di dover massimizzare il proprio impatto?
Questo scenario, per quanto ipotetico, è un potente strumento di riflessione, capace di far emergere ciò che realmente conta rispetto ai propri obiettivi e di svelare, insieme ad altri strumenti, inefficienze nascoste nella routine quotidiana. La gestione del tempo, oggi più che mai, non riguarda solo l’organizzazione delle agende o il rispetto delle scadenze. Uno degli ostacoli principali alla gestione del tempo è infatti la mancanza di visibilità su come esso venga impiegato.
È una questione di strategia e consapevolezza, due elementi che si intrecciano per guidare decisioni più mirate. Comprendere quali attività generano valore e quali, al contrario, disperdono risorse è il punto di partenza in un processo di miglioramento. Ed è qui che entra in gioco il concetto di “fermarsi a pensare”. L’espressione suscita spesso un senso di disagio, poiché quel “fermarsi” sembra inconciliabile con il ritmo frenetico di oggi. Nell’attenzione posta sul “fermarsi” non si riflette sull’altro aspetto, il “pensare“, scoprendo che è proprio questo a rendere possibile la strategia. Spesso percepito come una pausa improduttiva o, peggio, come una retrocessione nella corsa al successo, è in realtà un passaggio necessario per pianificare in modo strategico e migliorare il rendimento. Un momento di riflessione che non rallenta, ma anzi accelera i processi successivi, rendendoli più coscienti e mirati.
Thomas Samuel Kuhn diceva: “Solo ciò che è misurabile è migliorabile.” Questo principio è particolarmente vero nella gestione del tempo. Uno degli ostacoli più comuni non è la reale scarsità di ore, ma la scarsa consapevolezza su come queste vengano utilizzate.
Un percorso utile per migliorare la coscienza del proprio tempo potrebbe prevedere i seguenti passaggi:
1) identificazione delle attività svolte nell’arco di una settimana, suddivise per categorie;
2) misurazione del tempo effettivamente dedicato a ciascuna attività, utilizzando strumenti di monitoraggio per ottenere dati oggettivi;
3) valutazione dell’allineamento delle attività con gli obiettivi strategici, evidenziando eventuali discrepanze.
Questo tipo di analisi spesso rivela che una parte consistente delle ore è assorbita da compiti operativi o amministrativi, a discapito di attività strategiche e ad alto impatto.
Tornando alla domanda iniziale: con solo due ore lavorative a disposizione cosa fareste? E con quattro od otto?
Questo tipo di riflessione permette di definire infine una gerarchia delle priorità basata sul valore generato dalle attività. Definire le priorità significa fare scelte consapevoli, distinguendo ciò che deve essere fatto in prima persona da ciò che può essere delegato o ridimensionato.
Un esempio concreto: un manager con due ore a disposizione potrebbe decidere di dedicarle a una riunione strategica con il team di leadership, per definire gli obiettivi e delegare compiti chiave o a una revisione critica di un progetto ad alto impatto, in cui la sua competenza specifica può fare la differenza. Questa focalizzazione permette di sfruttare al meglio il tempo disponibile, evitando di disperderlo in attività che possono essere affidate ad altri. Ad esempio, mentre una comunicazione informativa per il team può essere gestita da un assistente, la definizione della visione strategica di un progetto resta una responsabilità non delegabile.
L’approccio strategico al tempo implica, infatti, un continuo lavoro e il rafforzamento di un pensiero critico che vada oltre la semplice efficienza. È attraverso la consapevolezza del tempo che si impara a fare le scelte giuste, delegare quando necessario e concentrarsi sulle attività che generano valore. Tuttavia, questa consapevolezza non basta: deve essere accompagnata dall’adozione di metodologie e strumenti tecnici concreti che supportino il processo decisionale e ottimizzino l’esecuzione operativa. Ciò è vero soprattutto nel contesto odierno, dove la complessità e il ritmo frenetico sono all’ordine del giorno e la gestione del tempo con strategia non è solo una necessità operativa, ma un processo che influenza direttamente la capacità di innovare, adattarsi e guidare il cambiamento.
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