Tra tutte le tipologie di riunioni quella che preferisco, senza dubbio, è la riunione adibita al problem solving. All’interno di questa tipologia reputo inoltre particolarmente stimolante la situazione specifica in cui il problema da risolvere è importante e complesso, perché, in quel caso, avere una metodologia chiara per affrontarlo crea enormi vantaggi.
Quando si è convocati in situazioni di problem solving, come ad esempio comunicazioni di crisi, incontri per stabilire percorsi di change management o preparazione di negoziazioni importanti, il primo passo da affrontare è quello di individuare il problema. In questi casi, personalmente, chiedo a tutti i responsabili quale esso sia secondo la loro opinione. Fin da questa prima fase è interessante notare come, all’interno della stessa azienda e dello stesso team di top manager, il problema sia fin da principio identificato ed esplicitato da tutti. Infatti, non è un caso che dopo un primo giro di domande io ne faccia altre per far emergere altre possibili difficoltà. L’iniziale sorpresa derivata da questo mio gesto è presto sostituita da vari interventi che descrivono ulteriori problematiche, le quali tendenzialmente raggiungono un numero che varia tra quattro e sette.
Una volta identificate le difficoltà, occorre trovare le possibili soluzioni. È fondamentale separare il momento in cui le soluzioni vengono proposte da quello in cui viene selezionata quella che effettivamente sarà adottata.
È altrettanto importante porsi sempre una domanda strategica: “Quali possibili soluzioni ha questo problema?”. E sottolineo l’uso del plurale. Non esiste, infatti, un problema risolvibile con un unico espediente. Ve ne saranno sempre diversi, anche di diversa tipologia e qualità. Dopo aver elencato tutte le possibili opzioni risolutive si può dunque scegliere quale adottare, la quale spesso coincide con un intreccio di diverse proposte selezionate nella fase precedente.
Brian Tracy ha individuato quattro effettive opzioni che ritornano in modo costante e che vanno a comporre la matrice menzionata. La prima consiste nel fare cose in maniera superiore, la seconda è di fare cose in misura minore, la terza è iniziare a fare cose completamente nuove e infine la quarta è smettere del tutto di fare certe cose.
Seguire le fasi sopra indicate e usare questa matrice, applicando anche più opzioni in contemporanea, permetterà non tanto di evitare i problemi, quanto di risolverli più velocemente con quell’ottimismo che aveva Agatha Christie quando diceva: “Solo perché un problema non è stato ancora risolto, non è detto che sia impossibile da risolvere”.