Tra i momenti più importanti di un processo negoziale troviamo ovviamente gli incontri con la controparte. In questi casi quello che suggerisco non è solo di prepararsi, come ripetuto da tutti coloro che si occupano e trattano questo argomento, ma anche e soprattutto di accordarsi con la controparte su un insieme di punti da rispettare durante la riunione stessa.
Molte persone si ribellano quando con il mio team proponiamo di approvare un ordine del giorno prima degli incontri. Le ragioni di questa opposizione sono diverse:
1) la maggior parte si rifiuta di fare questa operazione perché teme di anticipare informazioni importanti che potrebbero essere usate dall’altro negoziatore;
2) altri preferiscono non organizzarsi al riguardo perché preferiscono non divulgare informazioni e tenere per sé degli assi nella manica, elementi, informazioni preziose e tattiche da usare poi per cogliere di sorpresa la controparte;
3) alcuni, invece, non vogliono dare troppe informazioni perché vogliono organizzare degli incontri con il solo scopo di osservare quello che dice la controparte.
Nonostante queste ragioni suggerisco, salvo rarissimi casi, di avere sempre un ordine del giorno. Primo, perché fa capire che vi siete realmente organizzati e che la vostra strategia poggia su basi solide e non su strani colpi a effetto. Come abbiamo più volte detto, infatti, i bravi negoziatori sono coloro che sanno gestire le complessità di un processo contenente dinamiche di interdipendenza (laddove per un accordo è necessario il consenso di entrambe le parti). I colpi ad effetto e le scene “fantozziane” appartengono ad altri mestieri.
Secondo, perché se è vero che si anticipano gli argomenti da dibattere, è pur sempre vero che anche la controparte dovrà farlo e, qualora all’ultimo tentasse di propinare un argomento non precedentemente approvato, sarà facile escluderlo, togliendo l’arma alla controparte.
Terzo, perché tutte le persone che hanno obiezioni ad avere un’agenda lasciano presupporre che si avvicinino al tavolo negoziale già con intenzioni manipolatorie, e non con un approccio realmente rivolto a risolvere il conflitto. Inoltre, dettare bene non solo i temi ma anche i tempi degli incontri permette di risparmiare tempo e, quindi, di contenere il costo dell’intero processo negoziale.
La nostra esperienza ci fa dire che avere un ordine del giorno ben costruito sia in riunioni strettamente negoziali, sia in altre di tipo ordinario all’interno delle aziende, è uno strumento che diminuisce i conflitti e che conduce velocemente a una soluzione. Un’altra nota d’esperienza è che le organizzazioni o i negoziatori che sono meno abituati a questo approccio alle riunioni possono farsi aiutare chiamando un facilitatore che possa tenere i tempi e far rispettare le regole che le parti si sono date.
In definitiva, l’approccio alle riunioni negoziali attraverso lo strumento dell’ordine del giorno permette di rendere sempre più serio il tentativo delle parti di raggiungere un accordo, che ricordiamo essere il vero scopo di un negoziatore. Per fare ciò, tuttavia, occorre superare quell’istinto che tanti hanno di risultare in ogni incontro vincenti, magari attraverso l’uso di tecniche e colpi a sorpresa. L’invito finale, quindi, è di approfondire ciò che emerge nelle battute finali del libro che ho scritto, intitolato “Comunicazione strategica: Le origini del Metodo O.D.I.®”, quando aggiungo che “la negoziazione più importante è quella con se stessi”, perché l’ostacolo più grande alla risoluzione dei conflitti sono spesso gli stessi negoziatori.