Più volte mi trovo a parlare del valore del tempo, perché sono certo che, soprattutto in un periodo congestionato come quello che stiamo vivendo, essere un bravo time manager sia una soft skill essenziale.Vorrei oggi approfondire quali sono i punti da rispettare quando si convoca una riunione. Un manager passa oltre il 70% del suo tempo in meeting e per la sua produttività è necessario che rispetti i seguenti passaggi: innanzitutto si deve porre delle domande strategiche per capire se sta investendo in maniera corretta il suo prezioso tempo.
Una riunione deve essere utile, pertanto è il caso di porsi le seguenti questioni: “è veramente necessario questo meeting?”, “qual è lo scopo della riunione?”, “cosa succede se non si tenesse il meeting?”, “ci sono metodi alternativi che non siano questa occasione per raggiungere lo stesso obiettivo?”. Non si possono convocare riunioni aziendali in quanto routine, occorre sempre considerarle come vere e proprie azioni strategiche, quindi da utilizzare solo se necessario. Come ricorda Brian Tracy, grande esperto di crescita personale, “se non è necessario riunirsi, è necessario non riunirsi”.
Superata questa fase di analisi è opportuno chiedersi: “Chi deve partecipare?”. Risultereste sorpresi dalla moltitudine di volte in cui alla mia domanda “perché invitate anche questa persona?” la risposta che ricevo è “perché se non viene si offende”. È chiaro che in casi come questi, in cui si presentano le dinamiche citate, le riunioni risultano meri incontri istituzionali quando dovrebbero essere l’occasione per lavorare assieme su un obiettivo specifico e condiviso. Elon Musk, il noto miliardario fondatore di Tesla, è noto per il controllo serrato che esercita sui partecipanti alle riunioni e, infatti, verifica sempre che tutti intervengano per dire il loro parere. Quando ciò non avviene e quindi i soggetti rimangono in silenzio senza portare alcun contributo utile, vengono automaticamente etichettati come inutili per quella riunione.
Se vi dovessero presentare un investimento di diverse centinaia di euro, o di migliaia, prima di acconsentire vi fermereste a valutarne la necessità. Ebbene questa analisi costi-benefici deve essere fatta anche quando si riflette su chi invitare a una riunione. Gli executive hanno stipendi di oltre centomila euro l’anno, di conseguenza, quando sono presenti a un meeting, occorre tenere a mente che state investendo oltre cinquecento euro all’ora. È fondamentale quindi considerare il meeting come un incontro operativo e non un party a cui invitare chiunque.
Il terzo passaggio è indicare precedentemente quale deve essere l’esito della riunione. Il suo output. Spesso suggerisco ai miei clienti di enunciare fin da subito che cosa si aspettano di aver generato alla fine della riunione. Questo permette ai partecipanti di rimanere focalizzati sull’obiettivo e di avere un metro per valutare la loro effettiva efficacia.
Le riunioni non sono solo occasioni di incontri, ma veri e propri momenti di management in azione, durante i quali si può valutare in maniera chiara il grado reale esperienza dei partecipanti. Spesso si dice che oltre il 50% del tempo speso nelle riunioni è in realtà inutile, ma nessuno sa capire bene qual è il 50% del tempo che conviene tagliare. Seguendo questi tre semplici passaggi non solo si saprà dove tagliare, ma si sarà anche più produttivi!
