In questi anni mi sono dedicato molto allo studio di alcune materie affascinati quanto utili come la Cnv (la comunicazione non verbale) e la psicologia della personalità, cioè la formazione dei pensieri e dei pregiudizi all’interno delle relazioni che siano esse di amicizia, lavorative e via dicendo. Vorrei quindi prendere dalla mia esperienza alcuni suggerimenti da tenere a mente quando si è in riunioni in cui si è dei dipendenti alla presenza del capo di turno che tiene il summit. Sono ovviamente situazioni delicate in cui bisogna essere concentrati e tenere sotto controllo non solo i pensieri, ma anche il corpo per poter dare il meglio ed essere utile al team.
1) Non allungare le gambe sotto il tavolo. Solo chi guida la riunione si potrebbe permettere un simile atteggiamento e sarebbe meglio che lo facesse, se proprio non riesce a farne a meno, verso la parte conclusiva della stessa per far capire che ormai i punti chiave sono stati ben identificati e si sta procedendo verso il delineamento degli ultimi dettagli.
2) Non avere sempre le braccia conserte. Questo tipo di posizione appare come un segnale di chiusura e darebbe l’impressione che non siete d’accordo con quanto affermato o, peggio, che siete rigidi di fronte a ogni possibile cambiamento.
3) Non avere il gomito appoggiato al tavolo. La posizione di uno col gomito appoggiato al tavolo e magari che si sorregge la testa con il pugno o la mano aperta è il classico segnale di noia. Assolutamente non indicato durante una riunione dove si presume che ognuno dia il suo contributo
4) Non tamburellare con le dita e non giocare con oggetti vari. Questi gesti non solo portano a far distrarre chi li compie, ma possono anche destare la curiosità di qualche collega e portare nel vortice della distrazione anche lui.
5) Non abbuffarsi di bevande e snack. Qui mi spiegherò con un simpatico aneddoto personale. Qualche tempo fa ho partecipato a una riunione nella sede principale di JP Morgan Chase & Co e la segretaria del manager director che guidava la riunione aveva gentilmente allestito una bella sala con dentro ogni possibile bevanda e leccornia (avevo contato 15 bevande diverse!). Purtroppo un partecipante si dilettò così tanto nello sperimentare snack e bevande varie che si distrasse nei punti salienti della riunione e perse la consulenza che venne assegnata a un altro. Purtroppo ci sono casi in cui un semplice cioccolatino ti può costare diverse migliaia di euro!
Cosa fare, suggerimenti pratici: conviene assumere una posizione semplice, ma aperta. Quindi essere seduti composti, con le gambe piantate per terra e di fronte alla sedia, piegate a novanta, senza metterle sotto la sedia, perché si creerebbe una posizione di fuga. Avere la schiena dritta e le mani giunte sul tavolo, avendo sempre un quaderno o un supporto come ipad o altro per prendere appunti in modo da avere un continuo posto dove segnare i passaggi concettuali più importanti per non perdere il filo del discorso.
Infine tenete sempre a mente che non solo è vera la regola per cui se uno è composto sembra che stia seguendo, ma soprattutto è vero il contrario, cioè che se uno si mette in una posizione di ascolto, anche il cervello è stimolato a ricollegarsi al discorso e seguire.