L’antico detto “il tempo è denaro” è quanto mai vero e apprezzabile in un’epoca come questa, in cui siamo costantemente esposti a stimoli esterni quali pubblicità, consulenti e problemi lavorativi di vario genere. Molti neuroscienziati concordano nel dire che la soglia della nostra attenzione è in continuo calo, a causa delle continue ed eccessive interruzioni che il nostro cervello riceve quando è al lavoro.
Il tema della gestione è quindi tanto affascinante, quanto problematico, dal momento che incide in maniera importante sui risultati economici di ciascuno di noi. La soluzione per limitare l’abbassamento dell’attenzione, e, contestualmente, aumentare la produttività, si concentra in una sola e potente parola: metodo. Non si può pensare di improvvisare le attività a cui dedicarsi durante una giornata, usando scuse come “la mia vita è piena di imprevisti”, oppure “il mio lavoro è dinamico” o ancora “sono sempre in balia dei clienti”.
Questo elenco di scuse conviene che venga messo da parte e che si strutturi una strategia chiara:
1) Ciascuno è padrone del proprio tempo e per questo deve imparare a gestirlo. Prendere coscienza di questo principio è la premessa per intraprende un percorso che porti ad avere più tempo e quindi essere più liberi.
2) Gestire gli impegni non corrisponde banalmente col “fare tutto”: si tratta piuttosto di comprendere quali siano le cose più urgenti e importanti. Nel caso di un libero professionista, ad esempio, conviene che si ragioni su quali siano i lavori a più alta redditività. A tal proposito è sempre stimolante la regola del 20/80, cioè identificare il 20% del tempo che genera l’80% del fatturato. Nel caso di un dipendente invece l’obiettivo sarà capire quali sono le urgenze del proprio responsabile e gestire gli impegni avendo ben chiaro ciò che reputa più strategico e cosa può invece attendere.
3) Governare la complessità e quindi munirsi di agende, cartacee o digitali, in cui scrivere nel dettaglio i propri impegni. A tal proposito per le persone che formo, tramite i One to One, ho ideato il Metodo del Semaforo, che consiste nel segnare in rosso, giallo o verde gli impegni a seconda della loro importanza. Così facendo, basterà un solo colpo d’occhio per rendersi conto se convenga o meno rimandare un incontro: diventa infatti più facile valutare se si ha in agenda una giornata eccessivamente stressante (in quanto piena di appuntamenti segnati in rosso), intervenendo quindi il prima possibile per rendere più omogenea l’agenda settimanale.
4) Prendersi delle pause dal lavoro, per quanto possa sembrare paradossale. Sappiamo, grazie alle neuroscienze, che il cervello dopo un’ora e mezza di lavoro ha bisogno di fare una pausa. Per questo suggerisco di fare più pause brevi che siano però veramente un’occasione per “staccare la spina”. Conviene quindi che ci si alzi in piedi, si cammini un poco, non si usino cellulari o strumenti tecnologici e che si beva acqua.
Questi sono solo alcuni dei passi che invito a fare per riguadagnare l’uso del vostro tempo e produrre di più. Ovviamente ce ne sono molti altri e ciascuno andrebbe adeguato al ruolo, al carattere, al metodo lavorativo che ciascuno usa, per poter quindi andare a ideare un habitus che possa essere il più adeguato possibile a ciò che ciascuno vuole essere. Questo è senza dubbio l’invito che faccio a tutti, che esso sia svolto da soli, con i propri collaboratori o con un consulente.
Ricordo, infine, quanto disse Seneca: “Non è vero che abbiamo poco tempo: la verità è che ne perdiamo molto”.