A volte si tende a pensare che le negoziazioni si svolgano solo di persona, de visu, e si preferisce accantonare altre forme di comunicazione come quella per iscritto o quella al telefono. Oggi vorrei riflettere su quali siano gli elementi da prendere in considerazione in una comunicazione per iscritto, perché ormai spesso avvengono molti scambi per e-mail prima di un incontro di persona. Ovviamente se si è bravi a preparare il terreno se ne avrà un vantaggio competitivo. Lo scopo è mostrare come un allargamento di strumenti di comunicazione, e di strategie legati a essi, possono fare la differenza in un rapporto negoziale.
Un primo vantaggio che si ha scrivendo un’e-mail, la principale forma di comunicazione per iscritto nel mondo del lavoro, è quella di poter scegliere con cura le parole e la struttura del discorso. Non sono rari i casi in cui ad esempio ripeto un saggio detto che recita “scrivere significa sostanzialmente ri-scrivere”, invitando l’imprenditore di turno a sistemare l’e-mail che stava per inviare a un suo partner commerciale perché il testo era “eccessivamente emotivo” e poco strategico.
D’altro lato, quando invece si è dalla parte del ricevente l’e-mail, si può studiare con calma il testo e dare il giusto peso alle parole scritte per poi imbastire una risposta mirata. Uno dei vantaggi inoltre di avere una comunicazione scritta è quella di non essere interrotti durante la riunione da chiamate urgenti, distrazioni e così via. Finché non si avrà scritto tutto con la dovuta accortezza si potrà evitare di schiacciare invio, cosa che nel mezzo di una discussione non si può fare, finendo quindi per dare risposte improvvisate di cui ci si può pentire in futuro.
In molti casi, come accennato all’inizio, ci sarà poi un incontro di persona e anche in tale eventualità il precedere l’incontro con un testo scritto sarà utile per avere una sorta di ordine del giorno e avere chiari in mente i punti su cui negoziare. In sostanza l’uso della scrittura permette di avere una comunicazione chiara, strutturata ed emotivamente distaccata; elemento che nelle negoziazioni complesse è senz’altro un bene, perché permette di concentrarsi sull’aspetto contenutistico del discorso.
Vediamo ora invece alcuni svantaggi che sono spesso legati a una negoziazione scritta. Il primo e più incisivo problema è quello legato al fattore tempo. Mettere per iscritto un testo ben strutturato e chiaro nelle diverse sfaccettature delle proposte richiede un investimento molto superiore di tempo, ed energie, che non un incontro faccia a faccia o una semplice telefonata. Un altro limite della mail è quello di concedere alla controparte il tempo di pensare a una risposta ben strutturata, mentre invece spesso dei buoni affari si fanno quando si riesce a ottenere una risposta istintiva. Questa tecnica, ad esempio, viene spesso usata da un noto avvocato, che è solito entrare in riunione con i clienti dicendo serafico “Non so nulla di questa trattativa”; così facendo di fatto dà un colpo di spugna a quanto era stato precedente scritto dai suoi assistenti e dalla controparte e reimposta da zero la discussione, che spesso vince grazie al suo carisma e alla sua retorica.
In definitiva lo strumento delle e-mail, e gli altri strumenti di comunicazione scritta, presenta diversi vantaggi e svantaggi e conviene quindi decidere se usare tale strumento facendo un’attenta analisi di chi è il negoziatore e in quale modalità espositiva ha modo di “performare” al meglio. Comunque se si vuole raggiungere un accordo alto conviene sempre precedere l’incontro di persona da alcune comunicazioni scritte che serviranno per restringere il campo della negoziazione solo su quei temi che si reputano caldi e far sì che le due parti possano rimanere soddisfatte dell’accordo trovato e non doversi quindi pentire di un accordo fatto di getto che poi bisogna andare a rinegoziare nell’arco di poco tempo con un aumento di costi e stress per tutti.
Come disse giustamente Tony La Russa: “Ogni negoziato dovrebbe essere basato su ciò che è la decisione migliore”.
