In un corpo che funziona bene vi è un cuore che compie due attività fondamentali: avviene una sua contrazione, detta sistole, e poi un secondo movimento, chiamata diastole, in cui il sangue viene inviato a ogni cellula per portare ciò di cui ha bisogno. Allo stesso modo anche una società è un corpo e i suoi momenti di sistole/diastole sono le riunioni. Senza di esse non vi può essere un vero coordinamento delle attività e ogni funzione sarebbe un corpo a sé, proprio come un moderno Frankenstein. Esistono diverse tipologie di riunioni, ciascuna ha una funzione diversa e necessita quindi di una struttura interna diversa. È bene conoscerne i diversi tipi per evitare di degenerare nella confusione.
Riunioni informative. Servono a gestire in modo coordinato le comunicazioni all’interno della società o dei singoli reparti. In questo modo ciascuna informazione trasmessa sarà comunicata centralmente con dei filtri costruiti per evitare le famose “voci di corridoio” che tante volte affliggono il clima aziendale.
Riunioni formative. Si tratta di veri e propri incontri di formazione, da non confondere con le giornate di formazione vere e proprie. In queste riunioni si fa una condivisione di know-how. Se ben utilizzate, possono essere molto strategiche. Un’azienda con cui sto lavorando sul top management ha deciso di costellare l’anno di una serie di riunioni formative da un’oretta circa che coinvolgono anche la seconda linea, in modo tale che quest’ultima abbia i concetti della formazione della prima linea. Riunioni simili fanno emergere molte domande di approfondimento, rivolte ai top manager, che poi dovranno render conto di ciò che hanno appreso in aula di formazione.
Riunioni decisionali. Si tratta di riunioni il cui obiettivo è quello di prendere decisioni puntuali. Se ben svolte, se ne esce sapendo bene cosa fare.
Riunioni di brainstorming. Sono le riunioni in cui si dà spazio alle idee, alla creatività. Bisogna tirare fuori quante più soluzioni possibili per un singolo problema. In un secondo momento si passeranno al setaccio le idee proposte, e si vaglierà quale tra queste costituisce la soluzione più realistica e strategica. Trovare un facilitatore, esterno al team di lavoro, può garantire un flusso maggiore di comunicazione e di soluzioni proposte.
Riunioni di programmazione. Si tratta delle riunioni che servono per progettare dei lavori. In questi incontri serve stilare un programma preciso con timing, ruoli e funzioni. Quanto più si prepara al meglio una riunione di questo tipo, tanto più si risparmieranno tempo ed energie nel corso dell’opera. Come dice un vecchio detto: “Se vuoi andare veloce vai da solo, se vuoi andare in un posto preciso, fermati a pensare”.
Riunioni motivazionali. Si tratta delle riunioni che hanno lo scopo di motivare il team. Le ragioni per organizzare questo tipo di riunioni sono svariate: cali di performance, screzi relazionali, festeggiamenti in occasione di un progetto andato bene. Queste riunioni sembrano apparentemente le più semplici, ma nascondono insidie strategiche e metodologiche. Innanzitutto non devono essere utilizzate banalmente per “dare la carica”, ma per ribadire in chiave positiva il perché del lavoro e l’obiettivo da raggiungere. In questo senso, conviene evitare di organizzare eventi con formatori che si spacciano per speaker motivazionali. La motivazione infatti non è un interruttore della luce, ma un driver che abbiamo costantemente attivo e che i veri leader sanno decifrare e indirizzare verso l’obiettivo comune. Con gli speaker motivazionali si corre anche il rischio di far passare in maniera involontaria l’idea che la motivazione debba venire da un “predicatore esterno”, mentre invece deve essere ispirata dal team leader, in grado di coinvolgere gli altri membri.
L’invito che faccio quindi è quello di comprendere bene che tipo di riunione si vuole convocare e come si desidera gestirla. Nel caso in cui si opti per una riunione motivazionale, si deve parlare anzitutto della propria esperienza, e di quello che si è imparato dagli altri. Il resto è pura carica emotiva, che dura giusto il tempo di un applauso.